Как хранить и использовать гербовую печать

Гербовая печать необходима для визирования документов. Она имеет круглую форму и зеркальное отображение Герба РФ. Порядок хранения гербовых печатей отражен в данном материале.

Внешний вид печати

Документ, на котором проставляется гербовая печать, обладает полной юридической силой. Стандарты изготовления гербовых печатей прописаны в ГОСТе Р 51511-2001. Дополняются они No505 Госстандарта России. Изделие должно обладать круглой формой. В его центре помещается герб России. По краям прописывается название организации. Допускается нанесение аббревиатуры названия компании, если оно прописано в уставных бумагах. На печать оно наносится после полного наименования организации и заключается в скобки. Изготавливаться гербовые печати должны только в строгом соответствии с действующим регламентом и стандартами.

Какие компании могут использовать гербовую печать?

Используется такой штемпель в государственных учреждениях. Законодательно утвержден перечень бумаг, на которым она ставится:

• удостоверения сотрудников;
• фиксация образцов подписей сотрудников;
• акты приема, списания и экспертизы;
• командировочные удостоверения;
• договора и сметы, подписанные от имени бюджетной организации;
• характеристики, награждения, результаты прохождения тестов;
• приказы и распоряжения;
• личные дела работников и учащихся;
• производственные инструкции;
• реестры и отчетные документы для предоставления в банк;
• почетные грамоты, аттестаты и дипломы;
• справки;
• пометки в трудовых книжках;
• школьные журналы.

В коммерческих организациях допускается ставить гербовую печать на документы, требующие особого заверения:

• договора;
• удостоверяющие личность, квалификацию или срок деятельности сотрудника на данном предприятии.

Список этих документов является далеко не полным. Для того, чтобы изготовить гербовую печать, потребуется доказать принадлежность предприятия к обозначенным категориям. Без этого изготовить гербовую печать невозможно. За незаконное использование гербовой печати предусмотрено административное наказание. Его степень определяют судебные инстанции, исходя из тяжести совершенного проступка.

Правила размещения

Хранение гербовой печати регламентировано действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

Хранение гербовой печати организации должно осуществляться с соблюдением определенных стандартов:

• штемпели размещаются в опломбированном сейфе;
• порядок хранения гербовых печатей предполагает обязательное ведение специального журнала, в котором отмечаются все данные по их созданию, хранению и утилизации. Ответственность за заполнение такого документа ложится на плечи руководителя компании или лица получившего такое распоряжение директора. Все листы журнала нумеруются;
• хранение гербовой печати организации возлагается на уполномоченное лицо после составления приказа руководителя. При каждом использовании печати в журнале проставляется роспись ответственного за ее хранение лица;
• при транспортировке печати за пределы организации об этом обязательно составляется запись в журнале хранения.

Выдача гербовой печати уполномоченному лицу сопровождается распиской, содержащей дату выдачи и возврата печати. Право на использование и хранение гербовой печати в отсутствие на рабочем месте руководителя передается уполномоченным сотрудникам. Это распоряжение отражается в специальном приказе. При выдаче уполномоченном лицу печати необходимо подписать расписку. Передача гербовой печати другим лицам возможна в следующих ситуациях:

• длительное отсутствие председателей правления на рабочих местах вследствие болезни, командировки или других причин;
• необходимость проставления оттиска печати в праздничные или выходные дни;
• визирование документов осуществляется за пределами предприятия.

Дополнительные печати хранятся у уполномоченных на это работников. Сведения о них заносятся в журнал хранения печатей и штампов. В случае нарушения сотрудником правил хранения печати, на него возлагаются различные виды ответственности: от дисциплинарной до уголовной.

Утеря и уничтожения печати

Если гербовая печать была утрачена, то просто заказать ее дубликат не получится. Необходимо обратиться в правоохранительные органы с заявлением об утрате либо краже. После этого, оперативник обязан выдать заявителю справку, удостоверяющую факт утраты. Только после предъявления этого документа руководитель сможет оформить заказ на изготовление копии гербовой печати.

Уничтожение печати возможно только в следующих ситуациях:

• фактический износ;
• ликвидация или реорганизация компании.

Организация может самостоятельно уничтожить гербовую печать. Для этого необходимо создать специальную комиссию, которая будет нести ответственность за фактическое уничтожение штемпеля. Дополнительно, составляется специальный акт, заверяющий фактическое уничтожение печати. В нем указывается метод, при помощи которого штемпель был уничтожен.

Заверяется акт подписями всех участников мероприятия. Составленный документ является основой занесения пометки в журнал о печатях и штампах. Печать гербовая предназначена для придания документам юридической силы. Необходимо соблюдать правила ее хранения и использования.